Beschäftigungsgeber müssen nach § 12 Abs. 1 S. 1 HinSchG interne Meldestellen einrichten und betreiben, an die sich Beschäftigte wenden können. In vielen Betrieben werden neben den klassischen Arbeitsverhältnissen auch andere Formen der Beschäftigung praktiziert. In diesem Zusammenhang stellt sich die Frage, wer überhaupt als „Beschäftigter“ im Sinne des HinSchG gilt. Denn klar ist: Jeder, der Beschäftigter ist, muss Zugang zur internen Meldestelle bekommen. Spiegelbildlich müssen Beschäftigungsgeber für diejenigen Personen, die nicht unter den Beschäftigtenbegriff fallen, nicht zwingend einen Zugang zu den Meldekanälen der internen Meldestelle ermöglichen.   

Das HinSchG enthält in § 3 Abs. 8 Nr. 1-7 eine Legaldefinition des Beschäftigtenbegriffs. Nach § 3 Abs. 8 Nr. 1 HinSchG sind alle Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer als Beschäftigten im Kontext des Hinweisgeberschutzes zu verstehen. Daneben sind auch die zu ihrer Berufsbildung Beschäftigten von dem Beschäftigtenbegriff umfasst (§ 3 Abs. 8 Nr. 2 HinSchG). Neben Auszubildenden sind dies sonstige Personen i.S.d. § 26 BBiG, die eingestellt werden, um berufliche Fertigkeiten, Kenntnisse, Fähigkeiten oder berufliche Erfahrungen zu erwerben. Es fallen vor diesem Hintergrund auch Praktikanten und Volontäre unter den Begriff des Beschäftigten.

Ebenso gelten als Beschäftigte Personen, die wegen ihrer wirtschaftlichen Unselbständigkeit als arbeitnehmerähnliche Personen anzusehen sind, wobei zu diesen auch die in Heimarbeit Beschäftigten und die ihnen Gleichgestellten gehören (§ 3 Abs. 8 Nr. 6 HinSchG). Als Beschäftigte dürften damit oftmals auch freie Mitarbeiter bzw. Honorarkräfte gelten. Auch Personen, die steuerfreie Einnahmen nach § 3 Nr. 26 EStG (sog. Übungsleiterfreibetrag bzw. Übungsleiterpauschale) bis zu einem Betrag von derzeit 3.000,00 € jährlich erzielen, dürften in der Regel Beschäftigte sein. Denn hier besteht regelmäßig eine wirtschaftliche Unselbständigkeit, selbst wenn die Tätigkeit auf der Grundlage eines freien Mitarbeitervertrags oder Honorarvertrags erfolgt. Wenn neben der Übungsleiterpauschale, wie es in der Praxis öfters der Fall ist, auch eine geringfügige Beschäftigung praktiziert wird, liegt bereits die Arbeitnehmereigenschaft nach § 3 Abs. 8 Nr. 1 HinSchG vor.

Ehrenamtlich tätige Personen werden hingegen wohl nicht als Beschäftigte i.S.v. § 3 Abs. 8 Nr. 6 HinSchG anzusehen sein. Entscheidend ist diesbezüglich, dass keine wirtschaftliche Unselbständigkeit, wie bei einer arbeitnehmerähnlichen Person, vorliegen kann, wenn bereits kein Erwerb erzielt wird bzw. die Tätigkeit nicht dem Erhalt der finanziellen Lebensgrundlage dient. Auch der Vergleich zu § 3 Abs. 8 Nr. 4 HinSchG, wonach ehrenamtliche Richterinnen und Richter keine Beschäftigten sind, legt dieses Ergebnis nahe.

Darüber hinaus gelten gem. § 3 Abs. 8 Nr. 7 HinSchG als Beschäftigte Menschen mit Behinderung, die in einer Werkstatt für behinderte Menschen oder bei einem anderen Leistungsanbieter nach § 60 SGB IX beschäftigt sind.